Dasar dasar organisasi informasi

1.      DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

1.1  Pengertian Dokumen Publik dan Semi Publik

A.      Dokumen publik

Dokumen publik berisi informasi yang dapat disebarluaskan secara umum dan bebas. Dalam arti bebas dokumen publik itu hal-hal yang boleh seluruh masyarakat atau semua orang tau dokumen jenis ini biasanya tersimpan dalam perpustakaan-perpustakaan dalam bentuk buku-buku, atau terbitan lainnya dan pustakawanlah yang bertugas mengumpukan, menyimpan, dan mengelola dokumen publik tersebut.

B.     Dokumen semi publik

Dokumen semi publik adalah dokumen yang dipakai untuk kegiatan sehari-hari suatu organisasi. Dokumen ini tidak disebarluaskan secara bebas, tetapi hanya orang-orang tertentu yang dapat mengetahuinya. Seperti orang yang berada dalam sebuah organisasi atau dokumen ini dapat di publikasikan secara terbatas, bisa dikatakan dokumen yang tidak di gunakan untuk umum. Hanya terdapat di sebuah Badah Usaha, Lembaga, Instansi, Organisasi. Dokumen ini memudahkan badan-badan tersebut untuk menjalankan kegiatan sehari-harinya.

1.2  Fungsi Dokumen Publik dan Semi Publik

A.    Fungsi dokumen publik

a)      Sebagai sarana penyedia informasi bagi masyarakat luas.

b)      Sebagai sarana pendidikan atau untuk mendapatkan ilmu pengetahuan. 
c)      Untuk memajukan pemikiran masyarakat. 
d)     Bisa menjadi sarana hiburan yang bermanfaat bagi seluruh masyarakat luas 
e)      Bisa dimanfaatkan secara bebas.

B.     Fungsi dokumen semi publik

a)      Direkam dan dipublikasikan secara terbatas.

b)      Bermanfaat bagi kelompok atau organisasi tertentu.

c)      Berisi informasi yang berkaitan dengan organisasi atau menunjang kegiatan, sehingga dapat disimpan sebagai bukti aktivitas.

d)     Tidak boleh dipakai oleh orang luar tetapi bisa dipakai jika mendapatkan izin.

1.3  Contoh-contoh Dokumen Publik dan Semi Publik

A.    Contoh dokumen publik

Contoh dokumen publik adalah buku, majalah, koran, rekaman, gambar, dan segala sesuatu yang bisa di sebarluaskan atau di terbitkan kepada seluruh masyarakat.

B.     Contoh Dokumen Semi Publik

a.         Rekod

Rekod adalah dokumen yang di buat oleh Badan korporasi, keluarga, perorangan dalam menjalankan fungsi dan aktivitasnya. Penyimpanan atau perekaman rekod dapat di simpan dalam bentuk data, dokumen, atau elektronik. Rekod dapat disebut juga dengan arsip dinamis.

b.      Arsip

Berdasarkan UU nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pasal 1 ayat 2, menyatakan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan berbangsa dan bernegara. 

Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-Undang No.7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

1)        Arsip dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dibedakan menjadi:

a.    Arsip aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja.

b.    Arsip semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun    dalam masa transisi antara arsip aktif dan inaktif.

c.    Arsip Inaktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.

2)      Arsip Statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraaan sehari-hari Administrasi Negara (dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari). Arsip statis ini merupakan pertangguingjawaban nasional bagi kegiatan pemerintah dan nilai gunanya penting untuk generasi yang akan datang.

1.4  Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen Publik Dan Semi Publik

A.    Prinsip-prinsip Pengelolaan Dokumen Publik

Prinsip pengolahan dokumen publik ini bisa kita sangkut pautkan dengan pekerjaan seorang pustakawan di perpustakaan. Pengolahan koleksi perpustakaan merupakan serangkaian pekerjaan yang dilakukan sejak bahan pustaka diterima perpustakaan sampai dengan siap di pergunakan oleh pemakai atau pembaca.

Pengolahannya meliputi:

a). Membuat indentifikasi informasi,

b). Katalogisasi,

c). Klasifikasi

d). Kelengkapan koleksi,

e). Penyusunan koleksi,

f). Pengolahan dengan komputer.

B.     Prinsip-Prinsip Pengelolaan Dokumen Semi Publik

Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang  Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 29 yaitu :

1.      Pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud dalam pasal 4 ayat (1) huruf c terdiri atas: pengelolaan arsip dinamis; dan pengelolaan arsip statis

2.      Pengelolaan arsip dinamis dilakukan terhadap arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif

3.      Pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta arsip.

4.      Pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan.

5.      Pelaksanaan pengelolaan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat 1 dilakukan oleh arsiparis.

2.      LEMBAGA PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI PUBLIK

A.    Lembaga pengelola dokumen publik

a.       Perpustakaan

Sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual. Memiliki fungsi dan peran sebagai tempat penyimpanan, penelitian, sumber informasi, pendidikan, dan kultural.

Pustakawan bertugas Mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola, menyebarluaskan dokumen berisi pengetahuan publik. Ikatan Pustakawan Indonesia (IPI), “Pustakawan adalah orang yang memberikan dan melaksanakan kegiatan perpustakaan dalam usaha pemberian pelayanan/jasa kpd masyarakat sesuai dengan misi yang diemban oleh badan induknya berdasarkan ilmu perpustakaan, dokumentasi dan informasi yang diperolehnya melalui pendidikan.

b.      Lembaga dokumentasi

PDII LIPI (Pusat Dokumentasi Informasi Ilmiah Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia) memiliki tugas dan wewenang untuk melakukan pemantauan atas seluruh publikasi terbitan berkala yang diterbitkan di Indonesia. Kegiatannya meliputi pengadaan, pengolahan, penyimpanan, pemeliharaan, diseminasi dan pelayanan pemakai. Jurnal ilmiah merupakan koleksi yang paling sering dicari oleh pengguna.

B.     Lembaga pengelola dokumen semi publik  

Lembaga kearsipan

Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidangpengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan.” (Pasal 1 Angka 12 UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan).

ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) bertugas menyimpan dokumen bukan untuk dipinjamkan kepada pengguna. Kegiatannya dimulai dari penciptaan sampai dengan pemusnahan informasi terekam. Arsiparis bertugas mengumpulkan, menyimpan, dan mengelola dokumen berisi pengetahuan semi publik yang tidak lagi diperlukan untuk kegiatan sehari-hari badan usaha, lembaga, organisasi, tapi perlu dilestarikan sebab nilai historisnya.

3.      KOMPETENSI PENGELOLA DOKUMEN PUBLIK DAN SEMI-PUBLIK

3.1          Pengertian Kompetensi

UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan Pasal 1 (10), Kompetensi adalah kemampuan kerja setiap individu yg mencakup aspek pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yg sesuai dgn standar yg ditetapkan. Kompetensi merupakan kemampuan yang mencakup aspek pengetahuan, keahlian, dan sikap kerja yang dibuktikan dengan sertifikat kompetensi yang dterbitkan oleh lembaga sertifikasi atau lembaga pendidikan yang terakreditasi (PP No.24/2014 tentang Perpustakaan Pasal 38,5).

Inti kompetensi ada tiga yaitu: Pengetahuan (knowledge), sikap perilaku (attitude), keterampilan teknis (skill).

3.2 Kompetensi Pengelola Dokumen Publik

A.    Pustakawan

UU No. 43 tahun 2007, “pustakawan adalah seseorang yang memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan dan atau pelatihan kepustakawanan serta mempunyai tugas dan tanggung jawab untuk melaksanakan pengelolaan dan pelayanan perpustakaan.

Syarat menjadi pustakawan harus menempuh pendidikan formal ataupun non-formal sekurang-kurangnya mengikuti pelatihan D2 kepustakawanan. Bekerja di Perpustakaan, pusat dokumentasi, ataupun pusat informasi lainnya.

1.    Ciri-ciri kompetensi pustakawan

a.       Kompetensi Profesional yaitu terkait dengan pengetahuan pustakawan di bidang sumber-sumber informasi, teknologi, manajemen dan penelitian, dan kemampuan menggunakan pengetahuan tersebut sebagai dasar untuk menyediakan layanan perpustakaan dan informasi.

b.      Kompetensi Individu, yg menggambarkan satu kesatuan keterampilan, perilaku dan nilai yang dimiliki pustakawan agar dapat bekerja secara efektif, menjadi komunikator yang baik, selalu meningkatkan pengetahuan, dapat memperlihatkan nilai lebihnya, serta dapat bertahan terhadap perubahan dan perkembangan dalam dunia kerjanya.

2.      Kompetensi pustakawan

a.       Collecting of Information, Pengetahuan tentang sumber informasi, penelusuran informasi perilaku pemustaka, dan kebutuhan informasi.

b.      Processing of Information, Pengetahuan tentang pengolahan informasi seperti klasifikasi, katalogisasi manual ataupun berbasis teknologi.

c.       Disseminating of Information, Pengetahuan tentang karakteristik pemustaka, promosi jasa dan layanan

d.      Preventif of Information, Pengetahuan tentang presevasi preventif yang dimulai dari seleksi akuisisi, penyimpanan, unttk mencegah atau meminimalkan kerusakan

B.     Arsiparis

UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsiparis adalah: seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

1.      Kompetensi arsiparis

a.       Aspek pengetahuan, antara lain pendidikan yang sesuai profesi, diklat yang dipersyaratkan dan memiliki pengetahuan dari pengalaman yang diverifikasikan. ilmu-ilmu antara lain ilmu sejarah, teknologi informasi, (misalnya penerapan sistem penemuan kembali arsip dengan program tertentu pada komputer, sistem manipulasi citra digital, pengelolaan arsip digital), kimia, hukum, preservasi dan lain-lain.

b.      Aspek keterampilan (skill), keterampilan dalam melaksanakan pekerjaan, mengelola pekerjaan, mengantisipasi segala kemungkinan yang akan terjadi, keterampilan mengelola lingkungan kerja, serta keterampilan dalam beradaptasi dengan lingkungan dan pekerjaan. Mampu berkomunikasi baik intrapersonal maupun interpersonal, skill dalam membangun teamwork, manajemen skill. Technical skill/Keterampilan teknis, Political skill/keterampilan berpolitik, Analytical Skills/keterampilan menganalisis, Prolem-solving skills/keterampilan memecahkan masalah, System skills/keterampilan menjadi bagian dari suatu sistem, Business skill/keterampilan entrepreneur atau wirausaha, dan People skills (seorang manajer harus memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik, termasuk komunikasi interpersonal, memahami dan peduli orang lain)

c.       Aspek sikap, performa di tempat kerja, tanggapan lingkungan kerja, penghargaan dan penilaian. Bersikap profesional, bisa mandiri, siap, matang, dan siaga. Di samping itu, seorang arsiparis harus memiliki kepribadian, disiplin pribadi yang kuat, memiliki komitmen, pandai memanfaatkan peluang, motivasi tinggi, berpartisipasi aktif, dan berwawasan jauh ke depan.

4.      PENGORGANISASIAN INFORMASI

4.1 Pengertian Organisasi Informasi

Organisasi informasi adalah kegiatan mengorganisir informasi agar informasi, dapat:

•      Diketahui lokasi fisik melalui nomor panggil

•      Dikenali melalui sajian ringkas dari bahan pustaka (cantuman bibliografi)

•      Menunjang temu kembali

Jenis-jenis informasi

a.       Informasi primer, informasi mengenai penelitian yang dilakukan sendiri, penelitian mengenai aplikasi sebuah teori baru, penjelasan sebuah teori dalam semua bidang ilmu pengetahuan. Contoh: majalah ilmiah, laporan penelitian, paten, disertasi, makalah lokakarya.

b.      Informasi sekunder, informasi mengenai dokumen primer yaitu informasi yang merujuk atau mengacu ke dokumen primer karena isinya merupakan deskripsi dan informasi tentang dokumen primer. Contoh: bibliografi, katalog, majalah indeks, majalah abstrak, daftar isi.

c.       Informasi tersier, informasi mengenai dokumen sekunder. Dokumen tersier mengumpulkan, mencarikan, dan memindahkan informasi yang semula ada pada dokumen sekunder dan dokumen primer kemudian diolah kembali sesuai dengan keperluan pembaca atau pengguna. Contoh: buku ajar, direktori, panduan literatur, bibliografi dari bibliografi.

4.2 Bibliografi

       Bibliografi berasal dari Bahasa Yunani “biblion” yg artinya buku dan “graphein” yg artinya menulis. Secara etimologis, bibliografi berarti penulisan buku. Bibliografi adalah suatu daftar terbitan yg memberikan informasi mengenai data kepengarangan, judul, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit, dan keterangan fisik buku. Dapat diartikan sebagai “the listing of titles” yg berarti daftar hasil karya. Bibliografi dikenal dengan istilah: daftar pustaka, daftar bacaan, referensi, daftar rujukan, literatur, daftar acuan.

Data yang dicatat dalam bibliografi antara lain adalah:

o   Daerah judul dan pengarang

o   Daerah edisi

o   Daerah data khusus

o   Daerah impresum (nama penerbit, tempat terbit, dan tahun terbit)

o   Daerah kolasi (deskripsi fisik buku)

o   Daerah seri monograf (pernyataan nomor seri)

o   Daerah catatan/ anotasi

o   Daerah ISBN

4.3 Sarana Bibliografi

Sarana bibliografi adalah suatu sarana atau alat yg berisi daftar bahan pustaka yg digunakan utk memudahkan penelusuran/ pencarian informasi. Sarana tersebut disajikan dalam berbagai tampilan, antara lain katalog kartu, katalog tercetak, katalog elektronis baik yang berupa CD-ROM, pangkalan data, maupun OPAC (On-line Public Access Catalogue) serta majalah indeks dan abstrak dengan masing-masing jenis dan karakteristiknya

4.4  Pengawasam bibliografi

Pengawasan bibliografi adalah usaha pengembangan dan pemeliharaan suatu sistem pencatatan bagi semua bentuk bahan, baik yg diterbitkan maupun yg tdk diterbitkan, yg berbentuk bahan tercetak, bahan audiovisual ataupun bentuk lainnya, yg menambah khazanah pengetahuan dan informasi.

Tahun 1977, IFLA (International Federation of Library Associations) yang didukung UNESCO, mengadakan konferensi yg melahirkan konsep pengawasan bibliografi secara internasional yg dikenal dgn UBC (Universal Bibliographic Control). Tujuan dari UBC adalah terwujudnya pertukaran data bibliografi nasional antar negara yang dihimpun oleh agen bibliografi nasional di negara tersebut, dengan maksud agar tidak terjadi duplikasi pencatatan bibliografis

Dalam rangka terwujudnya pengawasan bibliografi nasional, perlu adanya UU Deposit, yaitu Undang-Undang yang mewajibkan setiap penerbit untuk menyerahkan satu atau lebih karya terbitannya kepada badan/lembaga yang secara resmi ditunjuk sebagai pusat deposit.

•      Pusat deposit nasional di Indonesia adalah Perpustakaan Nasional Republik Indonesia (PNRI)

•      UU No.4 Th.1990 tentang Wajib Serah Simpan Karya Cetak & Karya Rekam

4.5 Peran Perpustakaan Nasional

•      Perpustakaan nasional bertanggungjawab atas pengadaan dan pelestarian seluruh hasil produk tercetak di negaranya

•      Perpustakaan nasional harus mengoordinasikan usaha-usaha untuk mendapatkan bahan luar negeri yg penting bagi negaranya

•      Perpustakaan nasional harus menggalakkan penggunaan peraturan standar untuk penyusunan katalog

•      Perpustakaan nasional bertanggungjawab atas jasa dan layanan bibliografi negaranya

•      Perpustakaan nasional harus menyusun bibliografi nasional yg up to date

Salah satu terbitan yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Nasional adalah Bibliografi Nasional Indonesia. Penerbitan ini mempunyai tujuan untuk mencatat dan mengawasi semua terbitan nasional hasil karya penerbit Indonesia dan karya tentang Indonesia oleh penerbit asing. Bibliografi Nasional Indonesia terbit pertama kali pada tahun 1953 dengan judul Berita Bulanan dan diterbitkan oleh Kantor Bibliografi Nasional.

Pada tanggal 1 Januari 1953 Kantor Bibliografi Nasional (selanjutnya disingkat KBN) didirikan berdasarkan Surat Keputusan Menteri PP dan K no. 46860/Kab tanggal 19 desember 1952 berkedudukan di Bandung. Kemudian pada tahun 1954 KBN dimasukkan dalam Biro perpustakaan. Sejak tahun 1963, Berita Bulanan terbit dengan judul Bibliografi Nasional Indonesia.

Manfaat dari diterbitkannya Bibliografi Nasional Indonesia, terinci di dalam halaman pendahuluan dari setiap terbitan Bibliografi Nasional Indonesia, sebagai berikut:

1. Mendaftarkan secara lengkap dan sistematis semua bahan pustaka yang diterbitkan di Indonesia
2. Membantu perpustakaan dalam menyeleksi bahan pustaka
3. Membantu perpustakaan dalam bidang pengolahan bahan pustaka, katalogisasi dan klasifikasi, menjamin keseragaman
4. Memberikan informasi bibliografi guna studi dan riset
5. Memberikan data statistik tentang dunia penerbitan di Indonesia
6. Sebagai alat referens yang penting dalam pelayanan

5.      SIKLUS TRANSFER INFORMASI

5.1.Pengertian

Informasi adalah suatu kebutuhan pokok bagi kita, dalam hidup bermasyarakat kita tidak dapat terlepas dari pentingnya informasi yang dapat di peroleh dari berbagai media, baik media cetak, elektronik maupun dari kecanggihan internet.  ( Lancaster, 1979). Secara etimologi, informasi berasal dari bahasa perancis kuno informacion (tahun 1387) yang diambil dari bahasa latin informationem yang berarti “garis besar, konsep, ide”.

Siklus informasi adalah gambaran secara umum mengenai proses terhadap data sehingga menjadi informasi yang bermanfaat bagi pengguna. Informasi yang menghasilkan informasi berikutnya. Demikian seterusnya proses pengolahan data menjadi informasi. Informasi juga dapat diartikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya.

 5.2. Konsep siklus transfer informasi

5.3 Peran Perpustakaan dalam Siklus Transfer Informasi

a. sebagai penglola informasi primer yang telah diterbitkan

b. sebagai penglola informasi sekunder

c. sebagai pembuat dan penglola informasi tersier

d. sebagai jembatan penghubung kepada user (masyarakat)

6.      KERANGKA SISTEM INFORMASI

6.1. Pengertian sistem informasi

Sistem Informasi adalah sekumpulan komponen yg saling terkait atau saling bekerjasama untuk mengumpulkan mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi dlm organisasi. Sistem Informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), jaringan komunikasi dan sumber daya data yg mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informassi dalam sebuah organisasi.

6.2. Jenis-jenis sistem informasi

•      Sistem Temu Kembali Informasi (information retrieval systems – IRS)

•      Sistem Manajemen Basis Data (database management systems – DBMS)

•      Sistem Informasi Manajement (management information systems – MIS)

•      Sistem Pendukung Keputusan (decision support system – DSS)

•      Sistem Kecerdasan Buatan (artificial intelligent systems)

Salah satu hal penting yg menjadi bagian yg tidak terpisahkan dari sebuah perpustakaan adalah adanya proses temu kembali informasi,  dimana secara spesifik jg akan menyangkut penelusuran informasi. Temu balik informasi merupakan istilah generik yg mengacu pada temu balik/kembali dokumen atau data dari fakta yg dimiliki unit informasi atau perpustakaan

Penelusuran informasi merupakan bagian dari sebuah proses temu kembali informasi yg dilakukan utk memnuhi kebutuhan pemustaka akan informasi yg dibutuhkan dgn berbagai alat penelusuran dan temu kembali informasi yg dimiliki unit informasi.

6.3. Pengertian sistem temu balik informasi

Menurut Salton, sistem temu balik informasi adalah suatu proses (dari suatu file) untuk mengidentifikasi dan memanggil (retrieve) dokumen tertentu  dari file tersebut dalam memberikan jawaban atas permintaan informasi. Bisa tidaknya suatu dokumen terpanggil (pemanggilan dokumen) tergantung pada kesamaan antara dokumen dengan pertanyaan/permintaan (query)

6.4. Prinsip sistem temu balik informasi pada sistem perpustakaan

•      Pemilihan dokumen

•      Analisis konsep dokumen

•      Pengorganisasian sbg wakil dokumen

•      Penyimpanan dokumen

•      Analisis konsep berdasarkan pertanyaan

•      Penyesuaian dokumen berdasarkan pertanyaan

•      Penyerahan dokumen

6.5. Konsep sistem temu balik informasi

•      USER

•      QUERY

•      DOCUMENT

•      INDEX

•      MACHINE FUNCTION

6.6. Fungsi sistem temu balik informasi

•      Mengidentifikasi sumber informasi yg relevan dgn minat masyarakat pengguna yg ditargetkan

•      Menganalisis isi sumber informasi (dokumen)

•      Merepresentasikan isi sumber informasi dgn cara tertentu yg memungkinkan utk dipertemukan dgn pertanyaan pengguna.

•      Menemu-kembalikan informasi yg relevan

7.      PENGINDEKSAN SUBJEK & KEBIJAKSANAAN PENGINDEKSAN SUBJEK

7.1. Pengindeksan  subjek

Pengindeksan subjek yaitu kegiatan mengidentifikasi subjek atau pokok persoalan/ isi yang dibahas dalam satu dokumen. Pengindeksan subjek akan menghasilkan deskripsi indeks yang merupakan wakil ringkas untuk isi dokumen.

Tujuan utama pengindeksan ialah untuk membentuk representasi dari dokumen dalam bentuk yang sesuai ( Lanchaster,1998:1 ) dalam ( Hasugian,1999:5 ). Pendapat tersebut dapat dinyatakan bahwa tujuan utama pengindeksan adalah untuk membuat wakil dokumen yang memudahkan proses penemuan kembali.

7.2. Kebijakan Pengindeksan Subjek

•      Mengambil keputusan mengenai jumlah konsep yang akan dipilih sebagai tajuk subjek

•      Pengindeksan mendalam (depth indexing)

v   Kebijakan utk melihat tema secara lengkap

v   Jika utk mengindeks sebuah dokumen dipilih konsep A,B,C,D

•      Pengindeksan rangkuman (summarization)

v  Kebijakan utk melihat tema dokumen secara umum

v  Jika utk mengindeks sebuah dokumen dipilih konsep A dan B

Kebijakan pengindeksan Ditentukan oleh:

1.      Sistem Temu Balik Informasi: kartu katalog, katalog online

2.      Koleksi

3.      Pengguna

4.      SDM

8.      AUTHORITY CONTROL  & AUTHORITY LIST

8.1. Authority Control (AC)

Authority Control adalah bahasa penelusuran berupa istilah khusus yang berasal dari field subjek. Authority Control adalah kosakata indeks yang digunakan untuk menjaga konsistensi dan meningkatkan hasil penelusuran. Authority Control adalah proses untuk memberi link antara record yang berhubungan secara signifikan. Authority Control dilakukan untuk:

1.      Membantu pengguna menelusur katalog atau indeks perpustakaan secara efektif dan efisien

2.      Menjaga keseragaman bentuk tajuk yang digunakan pada katalog untuk mewakili subjek, nama orang atau badan korporasi, judul, nama wilayah

Fungsi Authority Control

1.      Uniformity, Menjaga konsistensi/keseragaman dalam bentuk tajuk

2.      Linkage, Menunjukkan hubungan antar nama-nama, subjek-subjek dan judul-judul yg digunakan dalam katalog

3.      Verification, Pengawasan/pengendalian tajuk dalam katalog

8.2. Authority list

          Authority list merupakan daftar judul yang dipilih untuk digunakan dalam katalog, disusun sebagai karya referensi resmi oleh para katalog untuk digunakan di dapartemen katalog. Authority list merupakan formulir yang disetujui dari setiap judul untuk menghilangkan pencarian lebih lanjut jika judul yang sama diminta lagi untuk katalogisasi buku – buku selanjutnya, nama orang, tempat file otaritas.

9.       KATALOGISASI

9.1.Pengertian Katalogisasi

Katalog merupakan himpunan rujukan atau berkas yang teratur untuk mencatat pustaka atau koleksi. Katalog bisa disusun berdasarkan alfabetis nama pengarang, judul, nama penerbit, dll. Katalog adalah presentasi ciri-ciri dari sebuah bahan pustaka atau dokumen (misalnya: judul, pengarang, deskripsi fisik, subyek, dll.) kolelsi perpustakaan yang merupakan wakil ringkas bahan pustaka tesebut yang disusun seacara sistematis.

Jadi, katalogisasi (cataloging) adalah pengambilan keputusan yang menuntut kemampuan menginterpretasikan dan menerapkan berbagai standar sehingga hal-hal penting dari bahan pustaka terekam menjadi katalog.

9.2. Fungsi dan Tujuan Katalogisasi

Fungsi katalogisasi secara umum adalah sebagai berikut:

1.    Mencatat bahan pustaka yang ada di perpustakaan untuk memudahkan pengguna,

2.    Mencari atau menelusur pustaka

3.    Mempermudah pencarian buku dalam perpustakaan berdasarkan pengarang, judul dan subjek.

Adapun fungsi dari katalog adalah sebagai berikut:

1.    Menunjukan tempat suatu buku atau bahan lain dengan menggunakan simbol-simbol angka klasifikasi dalam bentuk nomor panggil.

2.    Mendaftar semua buku dan bahan lain dalam susunan alfabetis nsms pengarang, juduk buku, atau subjek buku yang bersangkutan ke dalam satu tempat khusus perpustakaan untuk memudahkan pencarian entri-entri yang diperlukan

3.    Memberikan kemudahan untuk mencari suatu buku atau bahan lain di perpustakaan dengan hanya salah satu dari daftar kelengkapan buku yang bersangkutan

Agar katalog dapat berfungsi  semaksimal mungkin, maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh pustakawan:

1.    Katalog perpustakaan harus lengkap memuat keseluruhan ciri-ciri buku

2.    Katalog perpustakaan harus fleksibel

3.    Katalog perpustakaan harus disusun dengan sistematis sehingga bisa dengan mudah dimanfaatkan

4.    Katalog perpustakaan dibuat seekonomis mungkin dan dipelihara dengan sebaik-baiknya.

5.    Pustakawan hendaknya memberikan petunjuk kepada pengguna dalam hal penggunaan katalog sehingga pengguna dapat memanfaatkannya seoptimal mungkin.

Tujuan Katalogisasi:

1)   Memungkinkan seseorang menemukan sebuah buku yang diketahui berdasarkan

a.    Pengarangnya

b.    Judulnya, atau

c.    Subjeknya

2)   Menunjukan buku yang diniliki perpustakaan

a.    Oleh pengarang tertentu,

b.    Berdasarkan subjek tertentu, atau

c.    Dalam jenis literatur tertentu

3)   Membantu dalam pemilihan buku

a.    Berdasarkan edisinya, atau

b.    Berdasarkan karakternya (sastra ataukah topik)

9.3. Jenis dan Bentuk Katalogisasi

Jenis-jenis Katalog

1)   Katalog Abjad

a.    Katalog pengarang. Terdiri dari entri pengarang disusun menurut abjad. Katalog pengarang memeberikan informasi mengenai karya seorang pengarang yang dimiliki perustakaan. Pengertian pengarang mencakup juga editor, compiler, ilustrator, penerjemah, dan sebagainya.

b.    Katalog judul. Merupakan entri judul yang disusun menurut abjad. Digunakan jika buku yang akan kita cari hanya diketahui judul bukunya. Atau ingin mengetahui  judul buku tertentu  yang sama telah dikarang oleh pengarang mana  saja. Katalog judul disusun secara sistematis berdasarkan judul dalam kabinet katalog. Melalui katalog judul dapat diketahui judul-judul buku yang sama, yang dikarang oleh pengarang yang berbeda. 

c.    Katalog subjek merupakan entri subjek disusun menurut abjad. Jajaran ini memungkinkan pemakai mengakses katalog menurut subjek.

2)   Katalog leksikal. Merupakan katalog yang mencakup semua entri alam satu jajaran. Dalam susunan ini, katalog pengarang, judul, dan subjek dijadikan satu dalam sebuah urutan

3)   Katalog kelas merupakan katalog dengan entri subjek disusun menurut bagan sebuah klasifikasi

4)   Alphabetico-classed Catalogue. Dalam susunan ini, mula-mula entri katalog disusun menurut susunan kelas, kemudian subdivisi dalam kelas tersebut disusun menurut abjad.

5)   Katalog terbagi Yaitu katalog yang sebelumnya dibagi berdasarkan : Subjek, Pengarang, dan Judul.  Masing-masing kelompok kemudian disusun berdasarkan abjad (secara alfabetis).

6)   Shelf Listadalah katalog buku sesuai dengan susunan buku di rak.

Bentuk Katalog

Bentuk-bentuk katalog ialah:

1)   Katalog Manual

2)   Katalog Semi Mekanis

3)   Katalog Berkomputer

Katalog berdasarkan bentuk fisiknya yaitu:

1)   Katalog Kartu

Katalog kartu adalah bentuk katalog perpustakaan yang semua deskripsi blibigrafinya dicatat pada kartu berukuran 7,5x12,5cm, terbuat dari kertas karton manila dengan ketebalan 0,025cm, setiap kartu berisi satu katalog. Katalog kartu disusun secara sistematis pada laci katalog.

2)   Katalog buku (book catalog)

Katalog berbentuk buku, katalog tersebut sering juga disebut katalog tercetak (printed catalog).  Keuntungan dari katalog berbentuk buku adalah dapat dicetak sesuai dengan kebutuhan, dapat diletakkan pada berbagai tempat, dan mudah disebarluaskan ke perpustakaan lain.

3)      Katalog Berkas

Merupakan kumpulan kertas/kartu berupa lembaran berukuran 7,5x12,5cm. Atau 10x15cm. Masing-masing lembaran berisi data katalog. Pada bagian kiri diberi karton tebal berfungsi sebagai pelindung. Setiap berkas dapat memuat antara 500 hingga 600 lembar. Berkas yang sudah terjilid kemudian disusun menurut nomor kelas menjadi buku atau album.

4)   Katalog Komputer Terpasang

Katalog komputer terpasang (online computer catalog) sering disebut dengan Online Public Access Catalogue (OPAC), yaitu bentuk katalog terbaru yang telah digunakan pada sejumlah perpustakaan tertentu, opac disebut dengan istilah katalog online. Opac dapat diakses secara umum. Fungsi opac sebagai sarana temu balik informasi yang dapat diintegrasikan sebagai sistem sirkulasi. Selain sebagai alat bantu penelusuran, opac juga dapat digunakan sebagai sarana untuk memeriksa status suatu bahan pustaka. Melalui opac pengguna dimungkinkan juga dapat mengetahui lokasi atau tempat penyimpan suatu bahan pustaka. Opac berbentuk website.

 OPAC  menjadi pilihan bentuk katalog yang digunakan diberbagai perpustakaan.  Dari berbagai bentuk fisik katalog yang telah digunakan di perpustakaan, OPAC dianggap paling luwes (flexible) dan paling mutakhir (Taylor 1992).  Program aplikasi yang digunakan di perpustakaan, seperti CDS/ISIS, Inmagic, VTLS, Dynix, Tinlib, dan lain-lain.

Katalog OPAC mempunyai banyak keuntungan, diantaranya adalah :

1.    Penelusuran informasi dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.

2.    Penelusuran dapat dilakukan secara bersama-sama tanpa saling mengganggu

3.    Jajaran tertentu tidak perlu di-file

4.    Penelusuran dapat dilakukan dari berbagai pendekatan sekaligus

5.    Rekaman bibliografi yang dimasukkan ke dalam entri katalog tidak terbatas

10.  EFEKTIVITAS SISTEM TEMU BALIK INFORMASI (STBI)

          Efektivitas dari suatu sistem temu balik informasi adalah kemampuan dari sistem itu untuk memanggil berbagai dokumen dari suatu basis data sesuai dengan permintaan pengguna. Ada dua hal penting yang biasanya digunakan dalam mengukur kemampuan suatu sistem temu balik informasi (STBI) yaitu rasio atau perbandingan dari perolehan (recall) dan ketepatan (precision).

Perolehan (recall) berhubungan dengan kemampuan sistem untuk memanggil dokumen yang relevan

Ketepatan(precision) berhubungan dengan kemampuan sistem untuk memanggil dokumen yang relevan

          Kondisi ideal dari keefektifan suatu sistem temu balik informasi adalah apabila rasio perolehan dan ketepatan sama besarnya  (1:1). Akan tetapi karena rasio dari recall  sebenarnya sulit dihitung atau diukur karena jumlah seluruh dokumen yang relevan dalam database sangat besar. Oleh karena itu, presisi (precision) yang menjadi salah satu ukuran yang digunakan untuk menilai keefektifan suatu sistem temu balik informasi.